T.C.
BURSA
MUDANYA BELEDİYE BAŞKANLIĞI 
ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ 
ÇALIŞMA USÛL VE ESASLARINA DAİR YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Kuruluşu

AMAÇ :

MADDE 1

Bu Yönetmeliğin amacı, Mudanya Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü'nün görev, yetki sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirlemektir.

KAPSAM:

MADDE 2

Bu Yönetmelik Özel Kalem Müdürlüğü'nün görevleri ile müdürlükte çalışan Müdür ve sekreterlerin görev, yetki ve sorumluluklarını kapsar.

DAYANAK

MADDE 3

Bu yönetmelik 03.07.2005 tarihli ve 5393 Sayılı Belediye Kanununun 15/b bendi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

TANIMLAR

MADDE 4

Bu Yönetmelikte geçen;

·         Belediye : Bursa Mudanya Belediyesini,

·         Başkanlık : Mudanya Belediye Başkanlığını,

·         Başkan : Mudanya Belediye Başkanını,

·         Müdürlük : Özel Kalem Müdürlüğünü,

·         Müdür : Özel Kalem Müdürünü,

·         Personel : Mudanya Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü Personelini ifade eder.

TEŞKİLAT VE BAĞLILIK

MADDE 5

Özel Kalem Müdürlüğü 1 Müdür ve 4 personelden oluşmaktadır.

İKİNCİ BÖLÜM
Müdürlüğün Görev Yetki ve Sorumlulukları

MÜDÜRLÜĞÜN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

MADDE 6

1.        Belediyenin, katılımcı, şeffaf, halkla bütünleşen yönetim anlayışı içinde hizmet üretmesine katkıda bulunmak

2.        Başkanlık Makamının halka açık olmasını sağlamak

3.        Vatandaşların istek, ihtiyaç ve sorunları konusunda Belediye Başkanıyla görüşmesine ortam ve imkân sağlamak

4.        Demokratik yönetim anlayışı çerçevesinde Başkanlık Makamı ile personel arasında iletişimi sağlamak üzere kurum içi toplantılar organize etmek.

5.        Başkanlığın, kamu kurum ve kuruluşları, sivil toplum örgütleri, üniversiteler ve sosyal yardım kuruluşları gibi örgütlerle diyalogunu sağlamak

6.        Başkanlığın çalışma gündemini oluşturmak

7.        Başkanlık Makamının yapılan ve yapılacak etkinlik ve hizmetlerini halka duyurmak amacıyla belediyenin ilgili diğer birimleriyle diyalog kurmak.

8.        Belediye, yerel yönetimler ve Belediyeyi ilgilendiren yayınları izlemek, gerekli görünenleri Başkanlık Makamına sunmak

9.        Belediye başkanının, kentte halkı ilgilendiren sosyal, kültürel ve ekonomik toplantılara katılımı konusunda gerekli özeni göstermek

10.     Şikâyet ve isteklerin gerekli birime iletilmesini sağlamak

11.     Halkın Belediye çalışmalarına katılımı için yeni yöntemler geliştirmek ve başkanlığa sunmak

12.     Müdürlük yazışmalarını, büro hizmetlerini ve personelin özlük hakları ile ilgili çalışmaları yürütmek

13.     Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programı hazırlamak, başkanlığın onayına sunmak

14.     Hizmetlerin yürütülmesi ile ilgili son gelişmeleri takip ederek tedbirler almak, gerekli malzeme ve cihazları temin etmek

15.     Belediye Başkanınca gerekli görülen yerlere kutlama ve taziye mesajları, çiçek gönderilmesini sağlamak

MÜDÜRLÜĞÜN KADROLARI

MADDE 7

Müdürlük personeli Norm Kadroya uygun olarak Müdür, Sekreter ve diğer personelden oluşur.

GÖREV VE SORUMLULUKLARI

MADDE 8

Özel Kalem Müdürü Görev Yetki ve Sorumluluklar

1.        Belediye Başkanına karşı sorumludur

2.        Başkan ile Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak

3.        Resmi ve özel törenler, toplantılar konusunda Başkanı bilgilendirmek

4.        Başkanın direktif ve talimatlarının yerine getirilmesi için Müdürlüklere bildirmek, alman sonuçları Başkanlık makamına yazılı veya sözlü iletmek, aksayan durumlarda Başkandan aldığı talimat doğrultusunda Başkan adına müdahale etmek

5.        Başkanın günlük programını yapmak(Katılacağı törenler, toplantılar, görüşme yapacağı kişiler v.b.)

6.        Belediye Başkanlığının protokolüne koordine etmek, katılması gereken resmi ve özel toplantıların zamanını ve yerini tespit edip Başkanın katılımını sağlamak

7.        Belediye Başkanınca gerekli görülen yerlere kutlama ve taziye mesajları ile çiçek gönderilmesini sağlamak

8.        Mesai saatleri içinde ve dışında ayrıca hafta sonu tatillerinde görevini aksatmadan yürütmek

9.        Personelinin görev dağılımını yapmak

10.     Özel ve tüzel kişiliklerin yazılı, sözlü başvurularını değerlendirip takibini yaparak sonuçlandırılmasına özen göstermek

11.     Ödevlerin zamanında ve mevzuat gereklerine göre yerine getirilmemesinden, yetkilerin gereğince ve zamanında kullanılmamasından doğacak maddi, manevi zarar ziyan ve diğer olumsuz sonuçlardan dolayı amirlerine karşı sorumludur

12.     Müdürlüğe ait her çeşit harcama kararlan almak

Sekreter Görev Yetki ve Sorumluluklar

1.        Amirlerince veya kanun tüzük ve yönetmeliklerce verilen görevleri zamanında ve eksiksiz yapmak

2.        Yazışmalarda yazışma kurallarına uymak

3.        Müdürlüğümüz ile ilgili yazışma, telefon ve randevu bilgilerini sağlamak

4.        Telefon haberleşmesine ilişkin işleri yapmak

5.        Resmi telefon görüşmelerini kayıtlarını tutmak

6.        Günlük resmi randevu bilgilerini tutmak

7.        Ödevlerin zamanında ve mevzuat gereklerine göre yerine getirilmemesinden, yetkilerin gereğince ve zamanında kullanılmamasından doğacak maddi, manevi zarar, ziyan diğer olumsuz sonuçlardan dolayı amirlerine karşı sorumludur.

8.        İnternet sayfasında kendi birimi ile ilgili bilgilerin güncel olup olmadığını belirli periyotlarla kontrol ederek, güncellenmesi gereken bilgileri Bilgi işlem bürosuna mail yolu ile bildirmek

9.        Birim ile ilgili çalışmalarda WEB aracılığıyla duyurulması gereken ya da belirlenmiş başlıklar dışında yayınlanması gereken bilgiler var ise Bilgi işlem bürosuna mail yolu ile bildirmek

10.     Zimmetindeki teçhizat ve makinelerin bakım ve onarımım sağlamak

11.     Web 'de yayınlanması gereken bilgiler konusunda biriminin getireceği önerileri sunmak

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

YÜRÜTME, YÜRÜRLÜK

MADDE 9

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
İş bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

YÜRÜRLÜK

MADDE 10

Bu yönetmelik Belediye Meclisince kabul edilip onaylandıktan sonra yürürlüğe girer.

YÜRÜTME

MADDE 11

Bu Yönetmelik Mudanya Belediye Başkanlığınca yürütülür.

İletişim